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Une stratégie d'intégration complète pour les mentors et les mentorés

Introduction


Pour qu'une plateforme de mentorat virtuel s'épanouisse vraiment, il est crucial de fournir aux mentors et aux mentorés une expérience d'intégration sans embûches. Le processus d'accueil joue un rôle essentiel dans la familiarisation des utilisateurs avec les caractéristiques, les fonctionnalités et les outils de la plateforme, en veillant à ce qu'ils puissent maximiser leur parcours de mentorat.

Cet article de formation présente une stratégie d'intégration complète, de formation et des considérations conçues pour doter les mentors et les mentorés des connaissances et des compétences nécessaires pour naviguer sur une nouvelle plateforme de mentorat virtuel. De la communication avant le lancement aux ressources continues, chaque étape est soigneusement conçue pour permettre aux utilisateurs d'exploiter efficacement les capacités de la plateforme.

Veuillez noter que cette stratégie d'intégration sert de cadre recommandé et peut être adaptée au contexte spécifique de chaque programme. Les administrateurs de programme ont la possibilité de personnaliser et d'adapter la stratégie pour répondre au mieux aux besoins et aux objectifs de leurs initiatives de mentorat.

Stratégie d'accueil et considérations


1. Communication de pré-lancement :

  • Envoyer un courriel de pré-lancement aux mentors et aux mentorés, présentant la plateforme de mentorat virtuel et expliquant ses avantages.
  • Communiquer clairement le processus d'inscription aux utilisateurs. Selon la méthode choisie par les administrateurs du programme, informez-les qu'ils recevront soit un courriel contenant un lien d'inscription, soit un courriel d'accueil contenant leurs informations d'identification.
  • Fournissez des instructions sur la manière de mener à bien le processus d'inscription, y compris la création d'un nom d'utilisateur et d'un mot de passe, le cas échéant.
  • Insistez sur l'importance de l'étape d'inscription, car elle leur permettra d'accéder à la plateforme.
  • Une fois l'inscription effectuée, fournir des instructions claires sur la manière de télécharger et d'installer l'application de bureau et l'application mobile, le cas échéant.
  • Communiquez la date, l'heure et le lieu (lien vers le webinaire) du webinaire de bienvenue (voir le point 2 ci-dessous).

Ressources supplémentaires :
Les essentiels à l'intégration des mentors et des mentorés
Les essentiels à l'intégration des mentors et des mentorés en 10 étapes faciles

En incluant ces informations dans la communication de pré-lancement, les mentors et les mentorés auront les détails nécessaires pour rejoindre la plateforme et participer au webinaire de bienvenue mentionné au point 2.

2. Webinaire de bienvenue :

  • Organiser un webinaire en direct pour accueillir les mentors et les mentorés sur la plateforme.
  • Enregistrez le webinaire, avec les autorisations appropriées, pour permettre aux participants de se référer au contenu à leur convenance et pour répondre aux besoins de ceux qui n'ont pas pu y assister. En outre, le webinaire enregistré peut servir de ressource précieuse pour l'intégration et la formation des mentors et des mentorés qui rejoignent le programme après le lancement initial.
  • Présenter une vue d'ensemble des caractéristiques, des fonctionnalités et de l'interface utilisateur de la plateforme.
  • Démontrer comment naviguer dans l'application de bureau et l'application mobile, en mettant en évidence les éléments et les outils clés.
  • Informer les mentors et les mentorés des attentes et des prochaines étapes du processus de mentorat, notamment en complétant leur profil, en définissant leur disponibilité et en fournissant des informations sur le moment où ils peuvent s'attendre à être jumelés avec leur mentor/mentoré.
  • Répondre aux questions des mentors et des mentorés pendant le webinaire.

Note : Les administrateurs de programme doivent déterminer si les mentors et les mentorés doivent avoir des webinaires de bienvenue séparés ou si une session combinée serait plus bénéfique, en tenant compte de facteurs tels que l'âge des mentorés et le contexte du programme. Pour les mentorés mineurs, il convient d'envisager une session dédiée, accompagnée de leurs parents ou tuteurs, afin de garantir un environnement sûr et favorable.

3. Documentation pour les utilisateurs:

  • Fournir une documentation pour les utilisateurs qui servira de guide de référence. (voir les ressources supplémentaires fournies à l'étape 1 ci-dessus)
  • La documentation doit être facilement accessible dans la section "Ressources" de la plate-forme.

4. Assistance sur demande :

  • Mettre en place un canal d'assistance dédié, tel qu'une adresse électronique ou un forum de discussion (lien en anglais seulement) au sein de la plateforme, où les mentors et les mentorés peuvent poser des questions ou faire part de leurs problèmes.
    • Envisager la création d'un forum de discussion "Joindre un administrateur du programme" où les mentors et les mentorés peuvent poser des questions relatives au programme et à l'utilisation de la plateforme. Précisez que la question posée doit être de nature non confidentielle.
  • Désigner un personnel de soutien qui répondra rapidement et fournira une assistance personnalisée.

5. Retour d'information et amélioration :

  • Recueillir régulièrement les commentaires des mentors et des mentorés concernant leur expérience d'intégration et l'utilisation de la plateforme.
  • Envoyez des sondages ou menez de brefs entretiens pour recueillir des informations et identifier les domaines à améliorer.
  • Intégrer activement le retour d'information pour affiner le processus d'intégration et améliorer la convivialité de la plateforme de mentorat virtuel.
Modèle de communication de pré-lancement

Dans cette section, nous vous proposons un modèle de communication recommandé pour vous guider dans vos efforts. Bien que ce modèle offre des informations et une structure précieuses, il est important de se rappeler que la personnalisation en fonction des besoins uniques de votre programme est fortement encouragée. Utilisez ce modèle comme point de départ et adaptez-le au ton, à l'image de marque et aux spécificités de votre programme.

Objet: Bienvenue sur la plateforme de mentorat virtuel - Inscrivez-vous dès maintenant et rejoignez la communauté des mentorat!

Cher [Nom du mentor/de la personne conseillée],

Nous sommes ravis de vous présenter notre nouvelle plateforme de mentorat virtuel qui améliorera votre expérience du mentorat. Dans le cadre de notre engagement à soutenir votre croissance et votre développement, nous avons créé un processus d'intégration transparent pour vous permettre de tirer le meilleur parti de votre parcours de mentorat.

Voici les étapes à suivre pour commencer :

1. Processus d'inscription :

  • Vous recevrez bientôt un courriel contenant un lien d'inscription. Veuillez suivre les instructions fournies pour compléter votre inscription.
  • Au cours de la procédure d'inscription, vous aurez la possibilité de créer un nom d'utilisateur et un mot de passe.

OU

  • Vous recevrez bientôt un courriel d'accueil contenant vos informations d'identification. Veuillez suivre les instructions fournies pour terminer votre inscription.

2. Accès à la plateforme :

  • Une fois inscrit, vous aurez accès à la plateforme de mentorat virtuel. Elle est disponible via notre application de bureau et notre application mobile.
  • Si vous ne l'avez pas encore fait, veuillez télécharger et installer les applications respectives en fonction de votre appareil.

Recherchez ce logo lors de la recherche de l'application mobile :   image-1695248691941.png

3. Webinaire de bienvenue :

  • Nous vous invitons à participer à notre webinaire de bienvenue en direct, au cours duquel nous vous donnerons un aperçu des caractéristiques, des fonctionnalités et de l'interface utilisateur de la plateforme.
  • Le webinaire de bienvenue est prévu le [Date] à [Heure]. Veuillez utiliser le lien suivant pour accéder au webinaire : [Lien webinaire].
  • Nous vous recommandons vivement de participer au webinaire afin de vous familiariser avec la plateforme et d'obtenir des réponses à vos questions.

En vous inscrivant et en participant au webinaire, vous serez bien préparé pour maximiser votre expérience de mentorat sur notre plateforme. Nous vous encourageons à vous inscrire rapidement et à noter dans votre agenda la date du webinaire de bienvenue.

Si vous avez des questions ou si vous avez besoin d'aide, notre équipe d'assistance est à votre disposition. N'hésitez pas à nous contacter à l'adresse suivante : [adresse électronique/numéro de téléphone de l'assistance].

À bientôt,

[Votre nom]
[Votre organisation]

Note : Si vous avez déjà terminé le processus d'inscription et reçu vos identifiants de connexion, veuillez ne pas tenir compte de ce courriel et vous contenter de nous rejoindre pour le webinaire de bienvenue à l'heure indiquée.

Si vous avez des questions ou si vous avez besoin d'une assistance supplémentaire, veuillez contacter notre équipe d'assistance : support@mentoringcanada.ca 

 

 

 

 

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