Planification simplifiée des réunions de groupe
- Contexte
- Planifier une réunion de groupe
- Suivre l'état des invitations à la réunion de groupe
- Faire un suivi auprès des membres du groupe
- Annuler ou reporter une réunion de groupe
- Administrateurs : Vue consolidée des réunions de groupe
Contexte
La dernière fonctionnalité permet aux groupes de planifier facilement leurs réunions en utilisant le calendrier intégré, rendant le mentorat en groupe plus efficace que jamais. Auparavant, l'organisation de réunions de mentorat en groupe sur MentorCity nécessitait une coordination fastidieuse entre les membres du groupe pour trouver une date et une heure convenables. Même une fois la décision prise, la réunion restait absente des calendriers des mentors et des mentorés au sein de la plateforme.
Désormais, avec l'introduction de la réservation de réunions de groupe via le calendrier, ce processus a été simplifié et rationalisé.
Dans cet article, nous explorerons l'utilisation efficace de la fonction de planification de réunions de groupe.
1- Planifier un réunion de groupe
Note : Il est important de souligner que chaque membre d'un groupe de mentorat, qu'il s'agisse d'un mentor ou d'un mentoré, a la capacité de planifier une réunion de groupe. Cependant, il incombe aux administrateurs du programme de communiquer efficacement toutes les préférences ou restrictions qu'ils peuvent avoir concernant la gestion de la planification des réunions au sein d'un groupe de mentorat.
Pour planifier une réunion de groupe, les mentors et les mentorés peuvent suivre ces étapes :
1.0 Accéder à la planification :
- Accédez à votre tableau de bord.
- Cliquez sur "Nouveau" sous l'élément "Programmer des réunions".
1.1 Définir les détails de la réunion :
- Choisissez la durée de la réunion souhaitée dans le menu déroulant.
- En fonction des autorisations de type de réunion disponibles dans votre programme, choisissez un format de réunion approprié, tel que la visioconférence ou en personne, selon les besoins.
1.2 Sélectionnez le groupe :
- Dans le champ "Mentor/Mentoré/Groupe", utilisez le menu déroulant pour sélectionner le nom du groupe pour lequel vous organisez une réunion.
Note : Les noms de groupe ne sont visibles que par les participants au programme qui ont été ajoutés à un groupe de mentorat au préalable.
1.3 Choisissez la récurrence (si nécessaire) :
- Si vous souhaitez planifier une réunion récurrente, sélectionnez la fréquence souhaitée.
1.4 Sélectionnez la date et l'heure :
- Sur le calendrier, choisissez une date.
- Le système affichera les créneaux horaires disponibles pour les membres du groupe.
Important : Assurez-vous que tous les membres du groupe ont configuré leur disponibilité à l'avance pour une efficacité de réservation optimale. Pour des instructions sur la manière dont les mentors et les mentorés peuvent définir leur disponibilité, reportez-vous à cet article : Les essentiels à l'intégration des mentors et des mentorés.
1.5 Envoyer une demande de réunion :
- Une fois que vous avez choisi un créneau horaire approprié, cliquez sur
Envoyer la demande.
Important : Veuillez noter que si un participant au programme est ajouté à un groupe après qu'une réunion a été planifiée, il n'aura pas accès à l'invitation à la réunion dans son calendrier. Nous suggérons que l'organisateur de la réunion annule et reprogramme la réunion afin de garantir que le nouveau membre du groupe ajouté reçoive également la réunion dans son calendrier.
2 - Suivre l'état des invitations à la réunion de groupe
Après avoir envoyé des invitations à une réunion de groupe, tous les membres du groupe de mentorat recevront des invitations par courriel, et ceux qui utilisent l'application mobile recevront également des notifications mobiles.
Note : Seul l'organisateur de la réunion a accès à l'état des invitations à la réunion pour chaque membre du groupe.
Voici comment l'organisateur de la réunion de groupe peut suivre cet état :
2.0 Accéder aux prochaines réunions
- Commencez depuis votre tableau de bord et repérez l'élément "Programmer des réunions".
- Cliquez sur "Consulter" à partir de cet élément.
2.1 Filtrer les réunions à venir:
- Une fenêtre apparaîtra, affichant une liste de réunions catégorisées comme "Nouvelles réunions", "Prochaines réunions" et "Réunions précédentes".
- Pour suivre l'état des prochaines réunions, sélectionnez l'onglet "Prochaines réunions".
2.2 Sélectionner la réunion qui vous intéresse :
- Si vous avez plusieurs réunions à venir, repérez la réunion spécifique pour laquelle vous souhaitez suivre la participation.
- Cliquez sur le champ "Mentor/Mentoré/Groupe" pour afficher la liste des participants.
2.3 Affichage de l'état de la participation :
- Une liste des participants à la réunion s'affichera, avec des indicateurs d'état :
- Une coche verte indique qu'ils ont accepté l'invitation.
- Un "X" rouge signifie que l'invitation a été déclinée.
- Un point d'interrogation (?) indique qu'ils n'ont pas encore accepté l'invitation.
3 - Faire un suivi auprès des membres du groupe
Pour faciliter la communication avec les membres du groupe après une invitation à une réunion, envisagez les options suivantes :
3.0 Publication sur la page du groupe :
- Accédez à l'onglet "Groupes" dans le menu principal situé à gauche de la plateforme.
- Sélectionnez le groupe souhaité dans la liste affichée.
- Sur la page du groupe, repérez la fonction "Envoyer un message" au centre et rédigez un bref message en tant que rappel concernant l'invitation à la réunion et la nécessité d'accepter ou de décliner.
- Cliquez sur
Envoyerpour afficher votre message. Notez que les messages publiés dans le groupe sont visibles par tous les membres.
3.1 Envoyer un message privé à un membre du groupe :
- Depuis la page du groupe, identifiez le membre du groupe qui n'a pas répondu à votre invitation. Les membres du groupe sont répertoriés du côté droit.
- Cliquez sur le nom du membre du groupe à contacter.
- Vous serez dirigé vers un aperçu de leur profil, où vous trouverez une petite icône de bulle de chat à côté de leur nom. Cliquez sur l'icône de la bulle.
- Rédigez votre message de rappel au membre du groupe et cliquez sur l'icône d'envoie.
- Le membre recevra une notification de votre message par courriel et une notification mobile s'ils ont installé l'application mobile.
4 - Annuler ou reporter une réunion de groupe
Dans cette section, nous vous guiderons à travers le processus d'annulation ou de report d'une réunion de groupe sur MentorCity.
Note : Il est important de noter que seul l'organisateur de la réunion, quel que soit son rôle, a l'autorité pour initier ces changements.
Pour gérer efficacement les ajustements de réunion et assurer une communication fluide au sein de votre groupe de mentorat, veuillez suivre ces étapes :
4.0 Accéder aux réunions à venir
- Commencez depuis votre tableau de bord et repérez l'élément "Programmer des réunions".
- Cliquez sur "Consulter" à partir de cet élément.
4.1 Filtrer les réunions à venir :
- Une fenêtre apparaîtra, affichant une liste de réunions catégorisées comme "Nouvelles réunions", "Prochaines réunions" et "Réunions précédentes".
- Pour voir et gérer les réunions à venir, sélectionnez l'onglet "Prochaines réunions".
4.2 Sélectionnez la réunion qui vous intéresse :
- Si vous avez plusieurs réunions à venir, repérez la réunion spécifique pour laquelle vous souhaitez effectuer des modifications.
4.3 Procédez à l'annulation ou au changement de la date/heure :
- Sélectionnez "Annuler la réunion" ou "Reporter" dans la section de réunion correspondante.
- Les membres du groupe recevront des notifications par courriel et mobile (s'ils ont l'application) concernant ce changement. Si la réunion est reportée, ils seront invités à accepter ou à décliner à nouveau.
5 - Administrateur: Vue consolidée des réunions de groupe
En conjonction avec la planification des réunions de groupe, MentorCity organise et présente les réunions de groupe planifiées dans une section dédiée du tableau de bord de l'administrateur, distincte de la liste des réunions en tête-à-tête. Cette section distincte simplifie le suivi et la gestion des engagements de groupe.
Pour accéder au suivi des réunions de groupe planifiées, veuillez suivre les étapes suivantes :
5.0 Accédez à votre tableau de bord d'administrateur en cliquant sur l'onglet "Administrateur" situé sur le côté gauche de l'écran.
5.1 Dans votre tableau de bord d'administrateur, accédez à l'é;ément "Relations", qui se trouve à la deuxième rangée du tableau de bord.
5.2 Sur la page des Relations, cliquez sur l'onglet "Réunions de groupe" pour accéder aux informations sur les réunions de groupe planifiées.
5.3 Vous serez dirigé vers la section de suivi des réunions de groupe, où vous pouvez consulter les détails suivants au sujet des réunions de groupe :
- Nom du groupe
- Expéditeur de l'invitation à la réunion
- Date de la réunion programmée
- Heure de la réunion programmée
- Statut de la réunion
-
Participants (reflétant leur statut de présence)
Il existe deux statuts :
- Active : La réunion aura lieu ou a eu lieu.
- Annulée : L'organisateur de la réunion l'a annulée, ou tous les participants à la réunion ont décliné l'invitation à l'exception de l'organisateur de la réunion.
Si vous avez des questions ou avez besoin d'un soutien supplémentaire, veuillez contacter notre équipe de support : support@mentoringcanada.ca