Planifier de réunions récurrentes
Contexte
MentorCity a introduit une amélioration pratique qui permet aux mentors et aux mentorés de planifier des réunions de mentorat récurrentes en utilisant la fonctionnalité de calendrier intégrée. Cette fonctionnalité simplifie le processus de configuration de sessions régulières en offrant des options pour choisir les fréquences et spécifier le nombre d'occurrences. Tout comme les outils de calendrier populaires tels qu'Outlook, Google Calendar et Teams, cette mise à jour vise à rationaliser leur expérience de mentorat, la rendant plus pratique et efficace.
Dans cet article, nous vous guiderons à travers sa fonctionnalité et vous fournirons des instructions étape par étape sur la manière d'utiliser efficacement cette fonctionnalité précieuse.
1 - Planification de Réunions Récurrentes
1.0 Pour permettre aux mentors et aux mentorés de planifier des réunions récurrentes, ils doivent accéder à l'élément "Programmer des Réunions", qui se trouve soit sur leur tableau de bord principal, soit dans le tableau de bord des Relations accessible via l'onglet "Relations".
Note : Veuillez noter que l'emplacement exact de l'élément "Programmer des Réunions" peut varier en fonction de la configuration du programme spécifique. Pour plus d'informations sur la configuration des tableaux de bord, veuillez vous référer à ces articles : Personnalisez le Tableau de Bord des Mentors et des Mentorés et Tableau de Bord des Relations.
1.1 À partir de l'élément "Programmer des Réunions", les mentors ou les mentorés doivent initier une nouvelle demande de réunion, en suivant le processus habituel en cliquant sur Nouveau.
1.2 Dans le cadre de ce processus, ils doivent ensuite sélectionner les détails de la réunion, y compris la durée, la personne avec laquelle ils se réunissent et le type de réunion, comme ils le feraient normalement.
1.3 Au milieu de la page, un nouveau champ déroulant intitulé "Fréquence" a été ajouté, ce qui leur permet d'établir le calendrier des réunions récurrentes.
1.4 En cliquant sur ce menu déroulant, ils découvriront différentes options de fréquence, telles que "chaque jour", "chaque semaine", "chaque mois" ou "chaque année", offrant ainsi une flexibilité dans la planification des réunions récurrentes.
1.5 Après avoir fait une sélection de fréquence, un nouveau champ intitulé "Option" apparaîtra. Dans ce champ, ils doivent choisir l'option "compte" de la fréquence.
Compte
1.5.1 Lorsque l'option "Compte" est sélectionnée, un nouveau champ intitulé "Occurrences" apparaîtra, les invitant à spécifier le nombre d'occurrences récurrentes.
1.5.1.1 Après avoir déterminé le nombre d'occurences, ils peuvent procéder à la planification de la réunion en sélectionnant une date et une plage horaire dans le calendrier, puis en cliquant sur Envoyer la demande.
1.6 À la suite de ces étapes, les mentors et les mentorés recevront des notifications par courriel concernant les réunions de mentorat récurrentes programmées. De plus, s'ils ont installé l'application mobile, ils recevront des notifications sur leurs appareils mobiles, ce qui leur permettra d'accepter ou de décliner les invitations à la réunion.
Si vous avez des questions ou avez besoin d'un soutien supplémentaire, veuillez contacter notre équipe de support : support@mentoringcanada.ca.