Inviter les mentors et mentorés à rejoindre la plateforme
Il existe deux façons d'inviter des mentors et des mentorés à rejoindre la plateforme de mentorat virtuel.
| 1. Envoyer un lien d'invitation | 2. Importation massive de courriels |
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Envoyer un lien d'invitation
1.0 Accédez à votre tableau de bord administrateur en cliquant sur l'onglet « Administrateur » sur le côté gauche.
1.1 Localisez votre lien d'invitation unique sur le côté droit du tableau de bord de l'administrateur et cliquez sur l'icône de copie.
1.2 Composez un courriel d'invitation aux mentors et mentorés que vous souhaitez inviter sur la plateforme et collez le lien dans le courriel.
1.3 Une fois que les mentors et les mentorés auront cliqué sur le lien, ils seront invités à créer leur compte.
Suivi des invitations envoyées
Pour savoir qui a répondu à votre invitation, procédez comme suit :
1.0 Accédez à votre tableau de bord administrateur en cliquant sur l'onglet « Administrateur » sur le côté gauche.
1.1 Cliquez sur Membres au centre du tableau de bord de l'administrateur.
1.2 Vous verrez une liste de vos utilisateurs actuels et leur pourcentage d'achèvement de profil.
1.3 Une autre façon de savoir qui s'est inscrit consiste à produire un rapport.
1.3.1 Cliquez sur "Générer le rapport des membres" sous la section « Rapports » sur le côté droit.
1.3.2 Le rapport s'ouvrira en bas de l'écran où vous serez envoyé par courriel en fonction de sa taille. Le rapport contient toutes les informations de vos utilisateurs actuels.
Importation massive de courriels
Avant d'utiliser la fonction d'importation, les administrateurs du programme devront collecter des informations sur les mentors et les mentorés qu'ils souhaitent inviter et ajouter ces informations dans le document servant à l'importation. Plus précisément, ils veulent rassembler les informations requises sur le profil de leurs utilisateurs. C'est-à-dire prénom, nom de famille, ville, province, compétences spécialisées, etc.
1.0 Accédez à votre tableau de bord administrateur en cliquant sur l'onglet « Administrateur » sur le côté gauche.
1.1 Cliquez sur Importer des membres sous la section "Inviter" sur le côté droit de la page.
1.2 Téléchargez le document d'importation simple ou d'importation détaillée.
| Importation simplifiée | Importation détaillée |
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Il créera l'utilisateur et complètera les informations dans les champs de profil suivants :
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Il créera l'utilisateur et vous permettra de remplir des informations dans tous les champs de profil souhaités. |
1.3 Un fichier CSV apparaîtra au bas de l'écran, cliquez dessus pour l'ouvrir et remplissez-le avec les informations recueillies auprès des mentors et des mentorés.
Directives importantes pour les fichiers CSV(échantillons) :
- Les colonnes CSV doivent avoir le même titre que le champ qu'elles éditent.
- Chaque ligne doit contenir les informations utilisateur pour chaque membre.
- Les informations dans les colonnes doivent correspondre à une ou plusieurs des sélections qui se trouvent dans le champ. Si aucune correspondance n'est trouvée dans le système, cette colonne sera ignorée et ne remplira rien.
- Pour la colonne Rôle, vous pouvez entrer Les deux, Mentors, Mentorés ou la laisser vide, si vous n'êtes pas sûr.
- Les champs avec des zones de texte importeront tout ce qui se trouve dans la colonne en texte brut.
- Chaque ligne doit contenir l'adresse courriel de chaque membre.
- Les champs qui ont plusieurs entrées peuvent être séparés dans la colonne par une virgule.
- Les champs peuvent être laissés vides, ils seront ignorés par l'importation et le membre pourra les modifier par la suite.
1.4 Une fois le document terminé, enregistrez-le sur votre ordinateur ou sur le Cloud.
1.5 Dans la section "Importer des membres", cliquez sur Choisissez un fichier au bas de la page.
1.6 Recherchez le fichier CSV qui contient vos informations d'utilisateurs et cliquez sur Ouvrir.
1.7 Cliquez sur Importer en bas de la page pour lancer l'importation.
1.8 Il vous sera demandé de confirmer que vous souhaitez procéder avec l'importation. Cliquez OK
1.9 Une fois l'importation terminée, les profils des mentors et des mentorés sont créés, et un courriel est envoyé à chacun d'eux avec leurs identifiants et le lien pour accéder à la plateforme.
1.9.1 Les administrateurs du programme recevront également un courriel de confirmation.
1.9.2 Vous pouvez afficher tous les utilisateurs nouvellement créés dans la section Membres du tableau de bord de l'administrateur.
Si vous avez des questions ou avez besoin d'un soutien supplémentaire, veuillez contacter notre équipe de soutien : support@mentoringcanada.ca
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