Jumeler des mentors et mentorés
La plateforme offre aux programmes la flexibilité d'utiliser différentes méthodes de jumelage. Le tableau ci-dessous fournit une brève description de chaque méthode de jumelage.
Méthode de jumelage
| Auto-initié | Jumelage express |
| Les jeunes et les mentors bénévoles peuvent parcourir les profils des mentors/mentorés disponibles et envoyer des demandes de jumelage de mentorat. Cette fonction peut être activée/désactivée selon les besoins. | La fonctionnalité de jumelage express analyse les profils des mentors et des mentorés afin de trouver des points communs. Le système recommandera ensuite des jumelages en fonction de la compatibilité. C'est une fonctionnalité intéressante pour les programmes avec un grand nombre de participants. |
| Jumelage manuel | Mentorat de groupe |
| Un administrateur de programme associe manuellement les mentors et les mentorés. | Pour les programmes offrant du mentorat de groupe, la plateforme permet aux administrateurs de programme de créer des groupes comprenant un mentor et plusieurs mentorés et/ou comprenant plusieurs mentors et plusieurs mentorés. |
Veuillez noter que toutes les méthodes de jumelage peuvent être utilisées simultanément.
Auto-initié
La fonction de jumelage auto-initiée est activée lorsque vous voyez l'onglet « Mentors » ou « Mentorés » dans le menu de gauche. L'onglet affiché est basé sur le rôle de l'utilisateur actuel. Si vous êtes un mentoré, vous verrez un onglet pour rechercher des « mentors » et vice versa.
1.0 Pour activer ou désactiver cette fonction, accédez à votre tableau de bord administrateur en cliquant sur « Administrateur ».
1.1 Recherchez l'option « Recherches » dans la section « Jumelage » du tableau de bord de l'administrateur.
1.2 Le bouton à bascule coloré indique que la fonction de jumelage auto-initiée est active.
1.3 Pour désactiver, cliquez sur le bouton bascule. Il deviendra grisé indiquant que la fonction de jumelage auto-initiée est inactive.
1.4 Un message apparaît en haut de la page, vous informant que les mentors et les mentorés ne seront plus en mesure de rechercher un jumelage. Cliquez sur OK pour confirmer la modification ou sur Cancel.
Rechercher par nom et adresse courriel
1.5 Il est possible d'autoriser les mentors et les mentorés à rechercher un jumelage par nom ou adresse courriel. Un administrateur du programme devra activer ce critère de recherche.
1.5.1 Depuis le tableau de bord de l'administrateur, cliquez sur « Profils» dans la section «Personnaliser».
1.5.2 La section « Profils » se développera, cliquez ensuite sur « Champs de profil ».
1.5.3 Cliquez sur « Gérer les champs de profil ».
1.5.4 Cliquez sur Active à côté de l'option « Rechercher par nom ou par adresse courriel ». L'option en gris foncé est la sélection actuelle.
1.5.5 Faites défiler vers le bas de la page et cliquez sur Mettre à jour les champs pour enregistrer votre modification.
1.5.6 Il est possible de désactiver cette option en suivant le même processus mais en sélectionnant Recherche Inactive à l'étape 1.5.4
Invitations entre membres
Par défaut, les membres de MentorCity peuvent s'envoyer des invitations pour établir une relation de mentorat. Cependant, une cette fonctionnalité a été mise à jour pour permettre aux administrateurs de contrôler la fonction d'invitation. Les administrateurs peuvent désormais désactiver la capacité de leurs membres à s'envoyer des invitations.
En désactivant la possibilité pour les mentorés d'envoyer directement des demandes d'invitation de mentorat, les administrateurs du programme peuvent supprimer la pression de jumeler ses membres et permettre aux mentorés d'entamer des conversations et de rechercher le meilleure match avant d'être jumelés avec un mentor. Cette approche conduit à des jumelages mentor-mentoré plus réussis, car les membres peuvent prendre le temps d'apprendre à se connaître et de s'assurer qu'ils sont compatibles avant de s'engager dans une relation de mentorat formelle.
Exemple: Supposons que vous commenciez un nouveau cycle de programme ; dans ce cas, vous pouvez désactiver temporairement la fonction qui permet aux mentors et aux mentorés d'envoyer des invitations de mentorat pendant un mois, ce qui leur permet d'interagir et d'apprendre à se connaître avant de s'engager. Une fois que les participants se sont familiarisés les uns avec les autres, vous pouvez réactiver la fonction d'invitation, ce qui leur permet de commencer le mentorat officiel avec ceux qui ont trouvé un bon match au cours de la période d'essai.
Cela permet aux membres d'envoyer des messages à d'autres membres du programme, afin d'apprendre à les connaître. La conversation par message servira à évaluer s'ils désirent s'engager dans une relation de mentorat avec la personne.
Remarque : si les membres ont déjà atteint leur quota maximum de mentors/mentorés, cela leur permettra de continuer à communiquer avec d'autres sur la plateforme.
1.6 Depuis votre tableau de bord administrateur, cliquez sur "Mettez à jour le profil de votre organisation"
1.6.1 Cliquez sur "Organization Switches"
1.6.2 Cliquez sur le bouton bascule ci-dessous jusqu'à ce qu'il devienne bleu foncé pour supprimer la possibilité d'envoyer des invitations de mentorat.
Jumelage express
2.0 Pour utiliser la fonction de jumelage express, accédez au tableau de bord de l'administrateur en cliquant sur "Administrateur".
2.1 Cliquez sur jumelage express dans la section « Jumelage » sur le côté droit du tableau de bord de l'administrateur.
2.2 La première fois que vous cliquez sur cette option, le système aura besoin de quelques minutes pour générer des jumelages en fonction de la taille de votre programme de mentorat. Un message apparaît en haut de la page pour vous informer que le système traite votre demande.
2.3 Lorsque les jumelages sont prêts, un courriel est envoyé à l'administrateur du programme.
2.4 Revenez au tableau de bord de l'administrateur et cliquez à nouveau sur jumelage express pour afficher les jumelages générés.
2.5 Les jumelages recommandés sont présentés par compatibilité en affichant les jumelages les plus compatibles en début de page et les moins compatibles en bas de la page.
2.5.2 Le pourcentage de compatibilité est affiché en haut de chaque jumelage dans la barre bleu.
2.5.3 Les points communs du profil sont surlignés en jaune.
2.5.4 Le nombre de jumelages en cours est affiché. Ce nombre sera supérieur à 1 lorsque les mentors et les mentorés sont autorisés à avoir plusieurs jumelages et sont toujours disponibles pour être jumelés.
2.5.5 La date de la dernière activité du mentor et du mentoré est affichée ici.
2.5.6 Une zone de texte est proposée aux administrateurs pour partager des notes sur le jumelage entre eux, ou, pour qu'un administrateur prenne des notes pour lui-même.
2.5.7 La compatibilité des compétences est liée à l'auto-évaluation (section 3 du profil). La compatibilité peut être affichée comme Élevée, Moyenne, Faible ou N/A si la section des compétences est cachée des profils des mentors et des mentorés.
2.6 Pour remplacer certains jumelages recommandés, décochez la case « Jumelage Mentoré ». Vous pouvez également cliquer sur Sélectionner/Désélectionner pour sélectionner ou désélectionner tous les résultats.
2.7 Pour accepter les jumelages recommandés, cliquez sur Jumelage # relations. Voilà ! Les mentors et les mentorés ont été jumelés et peuvent commencer à interagir.
2.8 Pour afficher les jumelages nouvellement créés, cliquez sur Relations dans le tableau de bord de l'administrateur.
Critères de jumelage express
2.9 Les critères de jumelage express sont utilisés lorsque vous souhaitez jumeler des mentorés en fonction d'une option spécifique de l'un de vos champs personnalisés. Par exemple, nous avons créé un champ personnalisé appelé « Pronoms» avec les options « elle/elle, il/lui, iel, ille, autre, préfèrent ne pas répondre ». Pour cet exemple, nous prétendrons que nous voulons jumeler tous les mentorés qui ont sélectionné « elle/elle » comme pronom.
Veuillez noter qu'une fois cette option définie, la fonction jumelage express n'affichera que les mentorés qui ont sélectionné cette option dans leur champ de profil.
2.9.1 Cliquez sur Critères du jumelage express.
2.9.2 Sélectionnez un champ personnalisé. Dans cet exemple, nous sélectionnerons « Pronoms »
2.9.3 Sélectionnez une option. Dans cet exemple, nous sélectionnerons « elle/elle » et cliquez sur Débuter le jumelage express.
2.9.4 Un message apparaît pour vous informer que les jumelages sont réinitialisés en fonction de votre demande et un courriel sera envoyé sous peu une fois que les jumelages seront prêts. Cliquez sur OK.
2.9.5 Une fois prêt, cliquez sur Jumelage express pour afficher les résultats.
2.9.6 Accepter ou remplacer les correspondances selon les besoins.
2.9.7 Pour réinitialiser les résultats et ne plus inclure de critère de correspondance spécifique, cliquez sur Réinitialiser les jumelages
2.9.8 *NOUVEAU* : MentorCity a amélioré sa fonctionnalité de critères de jumelage express en permettant aux administrateurs du programme de jumeler des membres spécifiques les uns avec les autres.
Cette nouvelle version de la fonction de jumelage express permet aux administrateurs de programmes de jumeler un ensemble de mentors et de mentorés dans un but spécifique, tel que pour un événement de mentorat express ou des conversations de groupe. Cette fonction est particulièrement utile pour les programmes de mentorat qui organisent occasionnellement des événements et qui souhaiteraient bénéficier de l'aide des algorithmes de la plateforme de mentorat virtuel pour recommander les meilleurs jumelages à ces fins. En tirant parti de cette fonctionnalité, les programmes peuvent s'assurer que les participants vivent une expérience positive et marquante lors de ces événements.
2.9.8.1 Téléchargez le fichier d'échantillon et insérez les adresses courriels de vos membres, et précisez si vous voulez qu'ils soient des mentorés ou des mentors.
Remarque : Pour que ce processus fonctionne avec succès, vous aurez besoin d'un nombre pair de mentorés et de mentors dans le document. En outre, cette fonctionnalité améliorée peut s'avérer utile si vous organisez un événement et souhaitez uniquement jumeler les participants qui assistent à l'événement.
Jumelage manuel
3.0 Pour accéder à la fonction de jumelage manuel, accédez au tableau de bord de votre administrateur en cliquant sur "Administrateur".
3.1 Cliquez sur Jumelez des membres dans la section "Jumelage" sur le côté droit du tableau de bord de l'administrateur.
3.2 Le système affiche les mentorés disponibles. Pour jumeler un mentoré, cliquez sur Apparier sous la colonne "Actions".
3.2.1 Si la liste est longue et que vous souhaitez trouver facilement un mentoré, saisissez son nom dans la case "Recherche par données" et cliquez sur Rechercher.
3.3 Une fois que vous avez cliqué sur Apparier, faites défiler la page suivante jusqu'à ce que vous voyiez "Option 1" et "Option 2".
3.3.1 Utilisez "Option 1" si vous savez déjà avec qui vous souhaitez jumeler le mentoré. Tapez le prénom ou l'adresse courriel du mentor dans ce champ et appuyez sur "Entrée".
3.3.2 Utilisez "Option 2" lorsque vous souhaitez rechercher un mentor en fonction des "Compétences spécialisées", du "Secteur d'activités", du "Rayon, des "Années d'expérience" ou de "Villes pour les rencontres". Faites votre sélection et cliquez sur Rechercher.
3.4 Une fois que vous avez cliqué sur "Entrer" ou Rechercher, la page se rafraîchira et les mentors disponibles seront affichés sur la page. Faites défiler vers le bas pour voir les résultats.
3.5 Cliquez sur Apparier le nom du mentoré avec nom du mentor lorsque vous êtes prêt à jumeler un mentoré à un mentor.
Mentorat de groupe
Veuillez vous référer à cet article : Créer des groupes de mentorat
Si vous avez des questions ou avez besoin d'un soutien supplémentaire, veuillez contacter notre équipe de soutien : support@mentoringcanada.ca
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