*NOUVEAU* État de livraison des communications par courriel
- Contexte
- Accéder au registre des courriels
- Comprendre la description de l'état de livraison
- Rapports sur le registre
Contexte
Le registre des courriels contient des données complètes qui saisissent les détails des courriels générés par le système (notifications) et des courriels créés par les administrateurs de programme, fournissant des informations précieuses sur le flux de communication au sein de votre plateforme de mentorat. Bien que cette fonctionnalité ne soit pas nouvelle, elle a subi des améliorations significatives, incorporant désormais un statut de livraison pour une plus ample clarté.
La compréhension du registre de courriel est essentielle pour les administrateurs de programme, car ils offrent une vue d'ensemble transparente du processus de communication par courriel. Ce registre retrace le parcours de chaque courriel, de l'envoi à la livraison, et indique même maintenant si le destinataire a ouvert le courriel. Cette fonctionnalité améliorée permet aux administrateurs de mieux comprendre la portée de leur communication, ce qui leur permet d'optimiser l'engagement et de résoudre rapidement tout problème potentiel.
1 - Accéder aux registres des courriels
Pour accéder à votre registre des courriels, procédez comme suit :
1.0 Cliquez sur l'onglet " Administrateur " sur le côté gauche de la plateforme pour accéder à votre tableau de bord d'administrateur.
1.1 Une fois dans le tableau de bord, localisez la tuile "Messages" sur la première ligne et cliquez sur "Gérer les messages".
1.2 Une fenêtre contextuelle s'affiche ; sélectionnez "Journal des messages".
En fonction de la taille de votre programme et du volume de courriels à récupérer, soyez patient car le chargement de la page des courriels peut prendre un certain temps.
Filtrage du registre
Le registre des courriels fournit une vue d'ensemble de tous les courriels envoyés aux membres, y compris ceux initiés par les administrateurs et les notifications générées par le système. Pour naviguer et filtrer efficacement ces informations, utilisez la section supérieure de la page, où vous pouvez filtrer par membre, par statut et par date.
Par exemple, supposons que vous souhaitiez vérifier l'état de livraison des messages envoyés à Nicholas Johnson en novembre.
Procédez comme suit :
1.3 Cliquez sur le champ "Inscrivez un membre pour voir les notifications qui lui ont été envoyées" pour afficher une liste de tous les membres. Choisissez le membre concerné (vous pouvez en sélectionner plusieurs). Vous pouvez choisir un membre soit en faisant défiler la liste alphabétique, soit en saisissant son nom dans la case et en cliquant dessus.
1.4 Choisissez un statut de livraison spécifique pour affiner votre recherche. Dans cet exemple, nous laisserons le filtre d'état vide pour afficher tous les messages.
1.5 Fixez la date de début au 1er novembre 2023 et la date de fin au 30 novembre 2023.
1.6 Cliquez sur Rechercher pour obtenir les résultats.
Les résultats montrent qu'en novembre, Nicholas a reçu 6 messages de la plateforme, dont 3 marqués comme ouverts, y compris l'horodatage, et 3 comme délivrés mais non ouverts par Nicholas.
2 - Comprendre la description de l'état de livraison
Nous venons d'aborder les étapes pratiques pour naviguer et filtrer efficacement dans vos journaux de courrier électronique. L'aspect suivant de cet article de formation est la compréhension des différentes descriptions de l'état de livraison. Cette connaissance est essentielle pour interpréter efficacement les résultats de vos communications par courrier électronique.
Voici les descriptions d'état :
- Délivré : Le courriel a atteint la boîte de réception de l'utilisateur final, mais il n'a pas encore été ouvert ou consulté.
- Ouvert : Le courriel a été délivré et ouvert par l'utilisateur final.
- Retourné : Le courriel a été bloqué par le serveur de messagerie du destinataire, l'empêchant d'atteindre la boîte de réception.
- Différé : Le courriel n'a pas pu être délivré en raison d'une adresse courriel invalide ou inactive, ce qui l'empêche d'atteindre le destinataire prévu.
- Rapport de spam : notification ou retour d'information d'un destinataire ou de son fournisseur de services de messagerie indiquant que le courriel délivré a été identifié comme étant du spam. Lorsqu'un utilisateur marque un courriel comme étant du spam ou lorsque des filtres anti-spam automatisés détectent certaines caractéristiques dans un courriel, un rapport de spam est généré.
Note : Veuillez noter que cette fonctionnalité a été introduite en décembre. Par conséquent, les courriels envoyés avant cette date ne fourniront pas d'état de livraison.
3 - Rapports sur le registre
Les administrateurs peuvent générer des rapports basés sur les statuts de livraison des messages, les dates et/ou les membres spécifiques, offrant ainsi des informations précieuses sur l'efficacité de la communication. Un exemple pratique est celui d'un administrateur qui cherche à obtenir des informations sur les messages ayant un statut "retourné".
3.0 En accédant à la page du registre des courriels, l'administrateur peut lancer le processus d'émission de rapports en cliquant sur le bouton Télécharger, créant ainsi un fichier CSV téléchargeable contenant les informations affichées à l'écran.
3.1 Pour affiner le rapport, les administrateurs peuvent utiliser les options de filtrage disponibles avant d'exécuter la recherche et le téléchargement, ce qui permet une analyse plus ciblée des données souhaitées.
Si vous avez des questions ou si vous avez besoin d'une assistance supplémentaire, veuillez contacter notre équipe d'assistance : support@mentoringcanada.ca