*NOUVEAU* Administrateurs : Planifier des réunions pour les mentorats actifs


Contexte

MentorCity introduit une nouvelle fonctionnalité dans la plateforme de mentorat virtuel : la capacité pour les administrateurs de programme de planifier facilement des réunions au nom des mentors et des mentorés, en les intégrant sans effort dans leur calendrier partagé. Cette capacité révolutionnaire facilite la coordination, en s'assurant que les activités de mentorat se déroulent sans aucun problème de planification.

Plongez dans cet article pour découvrir comment utiliser cette nouvelle fonctionnalité pour l'administration de votre programme de mentorat et améliorer l'expérience de mentorat.


1 - Planifier une Réunion pour les Mentorats Actifs

Les administrateurs de programme peuvent effectuer les étapes suivantes pour planifier une réunion au nom des mentorats actifs :

1.1 Accédez à votre tableau de bord d'administration en cliquant sur l'onglet "Administrateur" situé sur le côté gauche de l'écran.

1.2 Dans votre tableau de bord d'administration, accédez à l'élément "Relations", qui se trouve à la deuxième rangée du tableau de bord.

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1.3 Sur la page des Relations, cliquez sur l'onglet "Jumelé" pour accéder aux informations sur les relations de mentorat actuelles et actives.

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1.4 Localisez la relation de mentorat spécifique pour laquelle vous souhaitez planifier une réunion de mentorat ou des réunions récurrentes.

Note : Veuillez noter que vous ne pouvez réserver des réunions que pour une relation de mentorat à la fois.

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1.5 Pour continuer, faites défiler vers la droite jusqu'à trouver le bouton "Planifier une Réunion", puis cliquez dessus.

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Note : Pour localiser le bouton "Planifier une Réunion", vous pouvez soit faire défiler jusqu'au bas de la page pour accéder à la barre de défilement horizontale, soit réduire le niveau de zoom de votre navigateur web.

1.6 Cette action ouvrira l'écran du calendrier. Ici, vous pouvez sélectionner divers détails de la réunion, y compris la durée et le type de réunion.

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Note : Il est important de noter que les options de type de réunion disponibles sont déterminées par les autorisations que vous avez configurées précédemment. Pour plus d'informations sur la configuration des autorisations de type de réunion, veuillez vous référer à cet article : Paramètres de Type de Réunion.

1.7 Indiquez si la réunion est récurrente ou laissez ce champ vide si vous planifiez une réunion ponctuelle.

1.8 Choisissez une date et une heure dans le calendrier, puis cliquez sur Envoyer la Demande.

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Important : Assurez-vous que le mentor et le mentoré ont tous les deux défini leur disponibilité à l'avance pour une planification efficace. Pour des instructions sur la façon dont les mentors et les mentorés peuvent définir leur disponibilité, veuillez vous référer à cet article : Les essentiels à l'intégration des mentors et des mentorés.

1.9 Après avoir envoyé la demande, les mentors et les mentorés recevront des notifications par courriel et des notifications sur l'application mobile (s'ils ont téléchargé l'application mobile). Ces notifications les informeront de la demande de réunion, et ils auront la possibilité de l'accepter ou de la décliner.


2 - Suivi des Invitations aux Réunions

Après qu'un administrateur de programme a planifié une réunion au nom d'un mentorat, il est important de suivre l'état de l'invitation, notamment si elle a été acceptée, refusée ou reste sans réponse.

Pour vérifier l'état des invitations envoyées, suivez ces étapes :

2.0 Commencez par accéder à votre tableau de bord d'administration. Vous pouvez le faire en cliquant sur l'onglet "Administrateur" situé sur le côté gauche de l'écran.

2.1 Dans le tableau de bord d'administration, localisez et cliquez sur l'élément "Relations", positionnée à la deuxième rangée du tableau de bord.

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2.2 Sur la page des Relations, sélectionnez l'onglet "Jumelé" pour accéder aux informations sur les relations de mentorat actuelles et actives.

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2.3 Trouvez le mentorat spécifique pour lequel vous avez planifié une réunion de mentorat.

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2.4 Cliquez sur Détails sous la colonne "La relation de mentorat" pour le mentorat sélectionné.

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2.5 Cela vous amènera à la page du tableau de bord de la Relation. Localisez l'.élément "Programmer une Réunion" et cliquez sur "Consulter".

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Note : L'emplacement de l'élément "Programmer une Réunion" peut varier sur le tableau de bord de la Relation en fonction de la configuration de votre programme. Pour en savoir plus sur la configuration du tableau de bord de la Relation, veuillez vous référer à cet article : Tableau de Bord des Relations.

2.6 Une fenêtre s'ouvrira, affichant des informations sur les réunions à venir et passées. Assurez-vous d'être sur l'onglet " Prochaines Réunions" et localisez la réunion que vous avez planifiée, s'il y a plusieurs listes.

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2.7 Cliquez sur le menu déroulant du champ "Mentor/Mentoré/Groupe" pour révéler chaque participant à la réunion et leur confirmation de présence.

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2.8 Visualisation de l'état de présence :

  • Une liste des participants à la réunion sera affichée, ainsi que des indicateurs d'état :
    • Une coche verte indique qu'ils ont accepté l'invitation.
    • Un "X" rouge signifie que l'invitation a été refusée.
    • Un point d'interrogation (?) indique qu'ils n'ont pas encore accepté l'invitation.

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2.9 Si vous souhaitez contacter les mentors et les mentorés qui n'ont pas encore répondu à une invitation d'une réunion à venir, vous pouvez utiliser la fonction de messagerie à cette fin. Pour plus d'informations sur la façon d'utiliser cette fonctionnalité, veuillez consulter cet article : Envoyer des Messages aux Mentors et aux Mentorés.


3 - Annuler ou Reporter une Réunion

Dans la section suivante, nous vous guiderons à travers le processus simple d'annulation ou de report de réunions pour le compte d'une relation de mentorat. Pour apporter des modifications à l'horaire des réunions d'un mentorat, suivez ces étapes :

3.0 Commencez par accéder à votre tableau de bord d'administration. Vous pouvez le faire en cliquant sur l'onglet "Administrateur" situé sur le côté gauche de l'écran.

3.1 Dans le tableau de bord d'administration, localisez et cliquez sur l'élément "Relations", positionnée à la deuxième rangée du tableau de bord.

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3.2 Sur la page des Relations, sélectionnez l'onglet "Jumelé" pour accéder aux informations sur les relations de mentorat actuelles et actives.

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3.3 Trouvez le mentorat spécifique pour lequel vous avez planifié une réunion de mentorat.

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3.4 Cliquez sur Détails sous la colonne "Relation de Mentorat" pour le mentorat sélectionné.

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3.5 Cela vous amènera à la page du tableau de bord de la Relation. Localisez la tuile "Programmer une Réunion" et cliquez sur "Consulter".

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Note : L'emplacement de l'élément "Programmer une Réunion" peut varier sur le tableau de bord de la Relation en fonction de la configuration de votre programme. Pour en savoir plus sur la configuration du tableau de bord de la Relation, veuillez vous référer à cet article : Tableau de Bord des Relations.

3.6 Une fenêtre s'ouvrira, affichant des informations sur les réunions à venir et passées. Assurez-vous d'être sur l'onglet " Prochaines Réunions" et localisez la réunion que vous avez planifiée, s'il y a plusieurs listes.

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3.7 Vers le bas de la section qui affiche les détails de la réunion, située juste en dessous de l'emplacement de la réunion, vous trouverez les options pour "Annuler" ou "Reporter" la réunion.

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3.7.1 Lorsque vous choisissez "Annuler", une boîte de dialogue apparaîtra, vous demandant de confirmer l'annulation. Cliquez sur OK pour confirmer ou Annuler pour annuler la demande.

3.7.2 Si vous optez pour "Reporter", vous serez dirigé vers un calendrier où vous pourrez sélectionner une nouvelle date et une nouvelle plage horaire. Faites votre choix, puis cliquez sur Appliquer.

3.8 Dans les deux scénarios, le mentor et le mentoré recevront des notifications par courriel et des alertes sur l'application mobile (s'ils ont téléchargé l'application mobile) pour les informer de l'annulation ou du changement de l'horaire.

Si vous avez des questions ou avez besoin d'un soutien supplémentaire, veuillez contacter notre équipe de support : support@mentoringcanada.ca