*NOUVEAU* Terminer un cycle de programme


Si votre programme est cyclique avec des périodes où le programme est inactif et les relations de mentorat se terminent, il serait important d'apprendre à mettre le programme en pause sur la plateforme de mentorat virtuel. Cela empêchera les mentors et les mentorés de se connecter à la plateforme et d'interagir les uns avec les autres lorsqu'il n'y a pas de personnel du programme pour soutenir les membres et surveiller le programme.

Dans cet article nous allons vous présenter trois méthodes différentes pour bien terminer un cycle de programme sur la plateforme de mentorat virtuel.

Les méthodes sont basées sur les considérations suivantes :

  1. Le programme nécessite une actualisation complète des membres.
  2. Le programme aimerait conserver certains membres du programme et leurs données existantes.
  3. Le programme souhaite une actualisation complète des membres, mais a également besoin d'une méthode de réintégration rapide pour les membres du programme qui reviennent.

1- Actualisation entière des membres 

Définition : une actualisation complète des membres consiste à supprimer définitivement tous les membres actuels du programme, ce qui supprimera également toutes les données liées à leurs relations de mentorat et à l'utilisation de la plate-forme (ressources consultées, cours et événements, sondages répondues, évaluations, etc.).

Étapes:

1.0 Désactiver tous les utilisateurs

La désactivation des membres de votre programme les empêchera d'accéder à la plateforme virtuelle.

Petite cohorte

1.1 Cliquez sur "Administrateur" sur le côté gauche de la page pour accéder au tableau de bord de l'administrateur.

image-1665526543381.png

1.2 Cliquez sur Membres au centre du tableau de bord de l'administrateur.

image-1665526573340.png

1.3 Décochez la case sous la colonne "Actif" à droite de la liste des noms pour désactiver chaque membre.

1.3.1 Il n'y a pas de bouton de sauvegarde, les membres du programme seront immédiatement désactivés et ne pourront plus se connecter à la plateforme à partir de maintenant.

image-1665526598616.png

Grande cohorte

1.4 Cliquez sur "Administrateur" sur le côté gauche de la page pour accéder au tableau de bord de l'administrateur.

image-1665526553592.png

1.5 Cliquez sur « Désactiver les membres » dans la section « Personnaliser » sur le côté droit du tableau de bord de l'administrateur.

image-1665526613339.png

1.6 Téléchargez le document de désactivation de masse en cliquant sur Télécharger un échantillon.

image-1665526630532.png

1.6.1 Remplissez le document avec les adresses courriels des membres du programme tel qu'indiqué dans le document.

image-1665526641080.png

1.6.2 Sauvegardez le document complété sur votre ordinateur.

1.7 Cliquez sur Choisissez un fichier et sélectionnez le document que vous avez récemment complété et enregistré.

image-1665526666296.png

1.8 Cliquez sur Désactiver et cela désactivera tous les membres de votre programme en un clic.

image-1665526769329.png

2.0 Exporter tous les rapports

Il est recommandé d'exécuter et d'exporter tous les rapports. Les rapports contiennent les données du cycle qui prend fin et peuvent être utiles pour de futures références.

2.1 Suivez les instructions de ce lien Rapports améliorés pour savoir comment exécuter des rapports et en savoir plus sur les différents types de rapports disponibles.

2.2 Enregistrez les fichiers de rapport exportés en fonction du programme et de l'année.

Il est recommandé de sauvegarder les rapports dans un dossier étiqueté avec le programme et l'année de la cohorte pour une récupération facile des données passées, par exemple : {insérer le nom du programme} 2021/2022.

3.0 Suppression des membres

La dernière étape consiste à supprimer tous les membres du programme. Même s'ils ont été rendus inactifs et ne peuvent plus se connecter à la plateforme, il est préférable de les supprimer complètement de la plateforme pour repartir à neuf lorsque la nouvelle cohorte commence. Sinon, la plateforme continuera d'afficher les membres et les relations inactifs dans les sections des membres et des relations et ce, entremêlé avec ceux qui sont actifs. De plus, les membres et les relations inactifs seront également affichés avec les membres et les relations actifs dans les futurs rapports.

image-1665526803477.png

3.1 Suivez les instructions de ce lien Supprimer un membre définitivement pour supprimer définitivement tous les membres avant la nouvelle cohorte.

N'incluez pas les noms des administrateurs, sinon leurs profils seront également supprimés définitivement.


2 - Conservation de certains membres du programme et de leurs données

Définition : ce processus consiste à supprimer définitivement les membres du programme qui ne reviendront pas et à maintenir les membres du programme qui reviennent avec un statut inactif jusqu'au début d'un nouveau cycle de programme. Toutes les données existantes relatives aux membres qui reviennent et à leurs relations complétées seront encore affichées dans les futurs rapports et sur les pages des membres et des relations.

Étapes:

1.0 Désactiver tous les utilisateurs.

1.1 Veuillez vous reporter aux étapes de la section précédente ci-dessus.

2.0 Mettre fin à toutes les relations de mentorat

Cela garantit que les relations de mentorat sont "réinitialisées" pour les membres du programme qui reviennent.

2.1 Suivez les instructions de ce lien Mettre fin aux relations de mentorat pour apprendre à mettre fin à toutes les relations de mentorat simultanément.

3.0 Rapports

Il est recommandé d'exécuter et d'exporter tous les rapports. Les rapports contiennent des données du cycle qui prend fin et peuvent être utiles pour de futures références.

3.1 Suivez les instructions de ce lien Rapports améliorés pour savoir comment exécuter des rapports et en savoir plus sur les différents types de rapports disponibles.

3.2 Enregistrez les fichiers de rapport exportés en fonction du programme et de l'année.

Il est recommandé de sauvegarder les rapports dans un dossier étiqueté avec le programme et l'année de la cohorte pour une récupération facile des données passées, par exemple : {insérer le nom du programme} 2021/2022.

4.0 Suppression de membre

L'étape suivante consiste à supprimer les membres du programme qui ne reviendront pas.

4.1 Suivez les instructions de ce lien Supprimer un membre définitivement pour supprimer définitivement tous les membres avant la nouvelle cohorte.

N'incluez pas les noms des anciens membres et des administrateurs qui feront partie de la nouvelle cohorte.

5.0 Réactiver les membres existants du programme

Lorsque votre nouvelle cohorte est sur le point de commencer, en plus d'intégrer de nouveaux membres, vous devrez :

5.1 Réactiver les anciens membres qui reviennent.

5.1.1 Cliquez sur "Administrateur' sur le côté gauche de la page pour accéder au tableau de bord de l'administrateur.

image-1665526830472.png

5.1.2 Cliquez sur Membres au centre du tableau de bord de l'administrateur.

image-1665526847564.png

5.1.3 Cochez la case sous la colonne "Actif" à droite de la liste des noms pour re-activer chaque membre qui revient.

image-1665526863868.png

5.2 Informez les membres qui reviennent de mettre à jour leurs profils d'utilisateurs avant le début de nouvelle cohorte.


3 - Actualisation entière des membres et réintégration rapide des anciens membres

Définition : ce processus consiste à supprimer définitivement tous les membres du programme, y compris ceux qui reviendront au début du nouveau cycle. Toutes les données existantes relatives aux membres récurrents et à leurs relations ne seront plus affichées dans les rapports et sur les pages "membres" et "relations". Dans ce cas, un administrateur du programme enregistrera les informations de profil des membres qui reviennent pour une réimportation rapide de leurs informations de profil au début du nouveau cycle. Cela évitera aux membres qui reviennent d'avoir à ressaisir les informations de profil qu'ils ont déjà fournies lors du cycle précédent tout en commençant celui-ci avec de toutes nouvelles données.

Étapes:

1.0 Désactiver tous les utilisateurs.

1.1 Veuillez vous reporter aux étapes de la section précédente ci-dessus.

2.0 Exporter tous les rapports

Il est recommandé d'exécuter et d'exporter tous les rapports. Les rapports contiennent des données du cycle qui prend fin et peuvent être utiles pour de futures références.

2.1 Suivez les instructions de ce lien Rapports améliorés pour savoir comment exécuter des rapports et en savoir plus sur les différents types de rapports disponibles.

2.2 Enregistrez les fichiers de rapport exportés en fonction du programme et de l'année.

Il est recommandé de sauvegarder les rapports dans un dossier étiqueté avec le programme et l'année de la cohorte pour une récupération facile des données passées, par exemple : {insérer le nom du programme} 2021/2022.

3.0 Suppression des membres

L'étape suivante consiste à supprimer tous les membres du programme. Même s'ils ont été rendus inactifs et ne peuvent plus se connecter à la plateforme, il est préférable de les supprimer complètement  pour repartir à neuf lorsque la nouvelle cohorte commence. Sinon, la plateforme affichera les anciennes données des membres récurrents liées à leurs relations et à l'utilisation de la plateforme lors du dernier cycle.

3.1 Suivez les instructions de ce lien Supprimer un membre définitivement pour supprimer définitivement tous les membres avant la nouvelle cohorte.

N'incluez pas les noms du ou des administrateurs, sinon ils seront également définitivement supprimés.

4.0 Réintégrer les anciens membres

4.1 Dupliquer le fichier du rapport des membres enregistrés plus tôt. Pour ce faire, utilisez l'option "Enregistrer sous" dans votre feuille de calcul Excel.

image-1665526898229.png

4.2 Mettez en surbrillance les membres à réintégrer et supprimez les autres.

image-1665526911285.png

4.3 Mettez en surbrillance les colonnes avec les champs de profil pertinents et les données des champs personnalisés à réimporter, puis supprimez les colonnes non pertinentes.

4.3.1 N'oubliez pas de sauvegarder vos mises à jour.

image-1665526922816.png

4.4 Suivez les instructions fournies dans l'outil d'importation de membres et téléchargez à nouveau les données des membres qui reviennent.

4.5 Informez les membres qui reviennent de mettre à jour leurs profils d'utilisateurs avant le début de la nouvelle cohorte.