* Fonctionnalité mise à jour * Créer des administrateurs supplémentaires

Un administrateur de programme est affecté à un programme lorsque l'accès à la plateforme de mentorat virtuel est demandé pour la toute première fois via le Connecteur Mentor.

Cet administrateur initial du programme est automatiquement désigné comme l'administrateur principal ayant les niveaux d'accès les plus élevés sur la plateforme de mentorat virtuel.

Il existe 3 niveaux d'administrateur de programme :

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Niveaux d'accès des administrateurs

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* Sera le destinataire des réponses par courriel des mentors et des mentorés (messages électroniques générés par le système) et recevra également le commentaire des mentors et des mentorés lorsqu'il sera envoyé depuis la plateforme (boîte de commentaires sur le tableau de bord).

L'administrateur principal peut être changé à tout moment. Envoyez un courriel à support@mentoringcanada.ca avec le nom et l'adresse courriel du nouvel administrateur principal.

 


Créer des administrateurs de programme et des administrateurs de membres/relations

Il est important de noter que seul l'administrateur principal pourra donner des droits d'accès administrateur à d'autres utilisateurs.

1. Allez à la page de connexion de Mentor City https://ementor.mentoringcanada.ca

2. Entrez vos identifiants et cliquez sur Se Connecter.

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3. Cliquez sur l'onglet "Administrateur" sur le côté gauche de la page.

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4. Copiez le "Lien d'invitation" situé sous la section "Inviter" sur le côté droit de la page.

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5. Copiez ce lien dans un courriel et envoyez-le à votre futur administrateur de programme pour qu'il/elle s'inscrive.

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6. La personne complète son auto-inscription.

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7. Une fois que la personne a complété son inscription, l'administrateur principal clique sur l'onglet "Administrateur".

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8. Cliquez sur le premier onglet "Administrateurs" sous la colonne "Personnaliser" en bas à droite. 

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9. Localisez le nouvel utilisateur enregistré dans la liste des utilisateurs et cliquez sur la boîte à côté de son nom pour faire apparaître un menu déroulant. Sélectionnez le rôle d'administrateur applicable pour cet utilisateur.

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10. Cliquez sur Sauvegarder.

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11. Cette boîte apparaîtra vous demandant de confirmer le changement. Cliquez sur OK

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Affecter des mentors, des mentorés et des relations à un administrateur des membres/relations

Les administrateurs des membres/relations ne peuvent voir et communiquer qu'avec les mentors, les mentorés et les relations qui leur ont été attribués par un administrateur de programme.

Les mentors et les mentorés doivent être jumelés par un administrateur de programme avant d'être affectés à un membre/administrateur des relations. Les administrateurs de membres/relations n'ont pas accès à la fonctionnalité de jumelage.

L'administrateur principal et les administrateurs de programme peuvent affecter des mentors, des mentorés et des relations à un administrateur des membres/relations.

Affecter des mentors et des mentorés à un administrateur des membres/relations

1. Pour affecter des mentors et des mentorés à un administrateur des membres/relations, cliquez sur l'onglet « Admin » sur le côté gauche de la page.

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2. Cliquez sur "Membres" dans le tableau de bord de l'administrateur.

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3. Trouvez le mentor ou le mentoré qui doit être affecté à un administrateur de membre/relation spécifique et faites défiler vers la gauche jusqu'à ce que vous voyiez le bouton "Admin membre". Vous pouvez également réduire le zoom de votre navigateur à 75 % pour obtenir une vue complète.

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4. Cliquez sur le bouton Administrateur des membres.

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5. Cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez le nom de l'administrateur de membres/relations désigné.

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6. Cliquez sur Sauvegarder.

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7. Répétez les étapes 1 à 6 jusqu'à ce que vous ayez affecté tous les mentors et mentorés à l'administrateur des membres/relations.


Attribuer des relations à un membre/administrateur de relations

Cette fonctionnalité permet aux administrateurs de membres/relation d'accéder aux informations sur la relation entre un mentor et un mentoré lorsque l'un des deux membres n'est pas affecté à un administrateur de membre/relation. Par exemple, le mentor Luca est attribué au membre/administrateur de la relation A et le mentoré Nicholas est attribué au membre/administrateur de la relation B. La relation serait attribuée au membre/administrateur de la relation A et B afin qu'ils puissent voir et communiquer avec le mentorat.

1. Pour attribuer une relation à un membre/administrateur de la relation, cliquez sur l'onglet « Admin » sur le côté gauche de la page.

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2. Cliquez sur "Relations" dans le tableau de bord de l'administrateur.

 

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3. Trouvez la relation qui doit être attribuée à un membre/administrateur de relation spécifique et faites défiler vers la gauche jusqu'à ce que vous voyiez le bouton Administrateur des relations. Vous pouvez également réduire le zoom de votre navigateur à 90 % pour obtenir une vue complète.

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4. Cliquez sur le bouton Administrateur des relations.

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5. Cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez le nom du membre/administrateur de la relation désigné.

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6. Clicuez sur Sauvegarder.

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S'engager avec les mentors et les mentorés en tant que membre/administrateurs de relations

Les administrateurs de membres/relations peuvent accéder aux données et modifier le profil des mentors, des mentorés et des relations qui leur ont été attribués. Ils peuvent également communiquer avec ces mentors, mentorés et relations.

Accéder aux membres et aux données de la relation

1. Pour commencer à visualiser les données relatives aux mentors, aux mentorés et aux relations assignés, cliquez sur l'onglet "Admin" sur le côté gauche de la page.

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2. L'onglet Membres est l'onglet par défaut. À partir de là, vous pouvez consulter la liste des mentors et des mentorés qui vous ont été assignés.

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2.1 C'est ici que vous pouvez également activer ou désactiver les mentors et les mentorés qui vous ont été attribués. La désactivation d'un utilisateur l'empêchera de se connecter à la plateforme de mentorat virtuel.

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2.2 Cliquez sur un nom pour afficher des données supplémentaires, apporter des modifications à son profil et communiquer avec lui.

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2.3 La page suivante contient de nombreuses informations sur l'utilisateur. Voici une description de toutes les données et actions disponibles :

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2.4 Pour revenir à la page précédente, faites défiler vers le haut et cliquez sur "Membres".

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2.5 Cliquez sur l'onglet "Les relations" pour afficher les données de relations.

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2.6 Il y aura des liens cliquables dans ces colonnes une fois que le mentor et le mentoré auront rempli un accord de mentorat et une évaluation afin que vous puissiez revoir ce qui a été saisi dans chacun. Dans cet exemple, parce qu'il a conclu une entente de mentorat, l'administrateur peut cliquer sur le lien « Détails » pour l'examiner.

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2.7 Cliquez sur Détails sous la colonne "La relation de mentorat" pour afficher des informations supplémentaires sur ce mentorat.

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Envoyer des messages aux mentors et aux mentorés

3. Pour communiquer avec les mentors, les mentorés et/ou les relations qui vous sont assignés, cliquez sur l'onglet « Admin » sur le côté gauche de la page.

3.1 Cliquez sur l'onglet "Envoyer un message".

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3.2 Indiquez à qui ce message est destiné, des rôles spécifiques, le statut de la relation ou des individus spécifiques.

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3.3 Entrez une ligne d'objet, le corps du courriel dans la section Française et joignez un fichier si nécessaire.

 

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Utilisez des balises pour saisir le nom, le rôle, le courriel ou les heures de mentorat de chaque destinataire dans le corps du courriel. Pour ce faire, cliquez sur l'icône "copier" à côté de la balise et cliquez sur CTRL + V dans le corps du courriel.

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3.4 Cliquez sur Créer un message.

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3.5 Passez en revue votre message à partir d'ici et s'il est prêt, cliquez sur "Envoyer un message" ou cliquez sur "Planifier l'heure" pour sélectionner une date et une heure dans le calendrier et indiquer quand ce message doit être envoyé, puis cliquez sur Envoyer un message.

 

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Gestion des groupes en tant que membre/administrateurs de relations

Les administrateurs de membres/relations peuvent gérer des groupes, c'est-à-dire ajouter leurs membres affectés à un groupe et surveiller les interactions de groupe. Cependant, ils ne peuvent pas créer de groupes, un administrateur de programme doit créer les groupes afin que l'administrateur des membres/relations puisse les gérer.

Créer un groupe

1. L'administrateur du programme peut créer un groupe en cliquant sur l'onglet "Admin" sur le côté gauche de la page.

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1.2 Cliquez sur "Mentorat de groupe" sous la section "Personnaliser" sur le côté droit de l'écran.

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1.3 Cliquez sur Créer un groupe.

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1.4 Donnez au groupe un nom et une description en anglais et en français. Dans cet exemple, nous utiliserons le nom du mentor comme nom de groupe.

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1.5 Sélectionnez un statut de groupe. Pour un tout nouveau groupe, en fonction de votre processus interne, choisissez un statut parmi les trois premiers statuts répertoriés.

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Ajouter des membres à un groupe

2. Maintenant qu'un groupe a été créé, l'administrateur des membres/relations peut commencer à ajouter ses membres assignés au groupe nouvellement créé. L'administrateur de membre/relation doit retourner au tableau de bord de l'administrateur.

2.1 Cliquez sur "Membres".

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2.2 Cliquez sur Ajouter au groupe dans la ligne du nom du mentor/mentoré.

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2.3 Cochez la case correspondant au groupe que ce mentor/mentoré rejoindra et cliquez sur Sauvegarder les modifications.

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2.4 Répétez les étapes 2.2 à 2.3 pour chaque membre qui doit être ajouté à un groupe.

3. L'administrateur de membre/relation peut désormais voir et accéder au groupe en :


3.1 Cliquez sur l'onglet "Admin" puis cliquez sur le nom du groupe sous la colonne "Noms de groupes".

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3.2 L'administrateur de membre/relation peut également voir et accéder à tous les groupes auxquels ses membres assignés ont été ajoutés, même s'ils ont été ajoutés par un administrateur différent.

Par exemple, Lina Chan ci-dessous a été ajoutée au groupe de Nelly par un administrateur de programme. L'administrateur membre/relationnel actuellement connecté peut cliquer sur "Groupe de Nelly" pour afficher les interactions car Lina est l'un de ses membres assignés.

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Vidéo de Formation