Procédure de désinscription de la plateforme de mentorat virtuel

Les programmes souhaitant se retirer de la plateforme de mentorat virtuel doivent envoyer une demande écrite par courriel à support@mentoringcanada.ca 

Une fois que vous avez reçu une confirmation de Mentor Canada concernant la date de désinscription officielle, suivre la liste suivante de contrôle recommandée avant de vous désinscrire:

  • Informer les mentors et mentorés que la plateforme ne sera plus accessible après la date confirmée de désinscription.
  • Télécharger les 4 rapports de programme.
  • Extraire des données et des ressources supplémentaires.

Une fois votre programme supprimé de la plateforme de mentorat virtuel, il n'est plus possible de récupérer ou de rétablir les données du programme.

1. Informer les mentors et mentorés.

Il est recommandé d'informer les utilisateurs actuels du programme que la plateforme de mentorat virtuel ne sera plus disponible à une date précise afin d'assurer une transition en douceur et d'éviter toute confusion lorsqu'ils ne pourront plus se connecter.

Il est également suggéré de demander à vos membres qui sont actuellement et/ou ont terminé une relation de mentorat de collecter toutes les informations importantes capturées dans MentorCity (c.-à-d., notes, documents partagés durant le clavardage, etc.) et de sauvegarder ces informations avant que le programme soit fermé.

Il existe quelques moyens pour les administrateurs de programme d'informer les mentors et les mentorés actuels. Vous pouvez utiliser toutes les méthodes recommandées ci-dessous ou en partie :

1.1 Envoyez un courriel à partir de votre système de messagerie de choix. (par exemple, Outlook, Google, etc.)

1.2 Envoyer un courriel depuis la plateforme de mentorat virtuel.

1.2.1 Cliquez sur l'onglet Administrateur.

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1.2.2 Cliquez sur « Envoyer un message » dans la section « Personnaliser ».

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1.2.3 Sélectionnez "Tous" sous la case "Envoyer ce courriel à".

1.2.4 Entrez une ligne d'objet.

1.2.5 Rédigez votre message.

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1.2.6 Cliquez sur "Créer un message".

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1.2.7 Validez l'aperçu du message et cliquez sur "Envoyer un message".

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1.3 Publiez une annonce sur le tableau de bord.

1.3.1 Cliquez sur l'onglet Administrateur.

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1.3.2 Cliquez sur « Annonces » dans la section « Personnaliser ».

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1.3.3 Cliquez sur "Créer une annonce".

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1.3.4 Ajoutez votre annonce dans les champs « Description anglais » et/ou « Description français ».

1.3.5 Facultatif : ajoutez une image à votre annonce en cliquant sur "Choisir un fichier".

1.3.6 Facultatif : ajoutez une URL dans le champ "Lien" si vous avez besoin de rediriger les mentors et les mentorés vers un site externe.

1.3.7 Cliquez sur "Annonce de sauvegarde" pour enregistrer.

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L'annonce est maintenant visible sur le tableau de bord des mentors et des mentorés.

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2. Téléchargez les 4 rapports du programme

MentorCity offre 4 rapports qui incluent des données sur les utilisateurs et les jumelages de mentorat :

 

 

Rapport des membres

Rapport sur les relations de mentorat

Rapport des rencontres entre les relations de mentorat

Rapport des rencontres par membre

 

 

 

Données offertes

Entrées des champs de profil

Date de création de l'utilisateur

Points du système de récompense par badges

Ressources, événements et cours cliqués

Nombre de réunions et durées

Réponses d'évaluation

Réponses au sondage

Rôle de l'utilisateur

Noms des jumelages de mentorat

Date de début/fin des jumelages de mentorat

Informations sur les réunions (date, durée)

Entrées de l’entente de mentorat

Répertorie toutes les dates et durées des réunions de calendrier et des appels vidéo par jumelage de mentorat

Répertorie toutes les dates et durées des réunions du calendrier et des appels vidéo par utilisateur

2.1 Pour accéder et générer un rapport, cliquez sur l'onglet Administrateur.

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2.2 Cliquez sur le rapport de votre choix dans la section "Rapports".

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2.3 Attendez que le rapport soit généré sous forme de document Excel. Cela peut prendre quelques secondes. Si le rapport est lourd, il sera envoyé par courriel à l'administrateur principal du programme.

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2.4 Cliquez sur le rapport généré et enregistrez une copie.

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3. Extrayez des données et des ressources supplémentaires.

Pour les programmes qui ont créé des ressources et des cours, il est recommandé de parcourir le texte, les liens, les images, les vidéos et les fichiers partagés dans les ressources et les cours pour vous assurer d'avoir des copies ailleurs. Sinon, assurez-vous de copier/coller les informations dans un autre endroit auquel vous pouvez accéder en dehors de la plateforme mentorat virtuel (votre ordinateur, le cloud, clé usb etc…).

3.1 Cliquez sur l'onglet Administrateur.

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3.2 Cliquez sur « Cours » dans la section « Personnaliser ».

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3.3 Cliquez sur la case numérique sous la colonne "Modules".

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3.4 Cliquez sur "Modifier" sous la colonne "Actions" pour chaque module, un module à la fois.

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3.5 Parcourez les activités créées et copiez/collez les textes, images, liens etc… dont vous n'avez pas de copie de sauvegarde.

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3.6 Répétez les étapes 3.1 à 3.5 pour chaque cours et module.

3.7 Cliquez sur "Ressources".

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3.8 Cliquez sur n'importe quelle ressource.

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3.9 Parcourez la ressource créée et copiez / collez le texte, les images, les liens, etc…

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3.9.1 Si une pièce jointe est fournie, cliquez dessus et enregistrez le document.

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3.9.2 Faites un clic droit sur une image pour enregistrer une copie.

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3.10 Répétez les étapes 3.7 à 3.9 pour chaque ressource.

Nous vous remercions de votre intérêt initial pour MentorCity ! Si votre programme souhaite reprendre l'utilisation de la plateforme à l'avenir, veuillez nous contacter pour vous renseigner sur la disponibilité de l'abonnement à support@mentoringcanada.ca